Wann sich RFID mehr lohnt als ein Barcode und wann nicht

Was ändert RFID wirklich?

Eine einzige Sache, und alles andere folgt daraus: Es liest im Pulk und ohne Sichtkontakt. Ein Barcode muss angezielt werden und wird einzeln gelesen. Ein RFID-Etikett antwortet dem Lesegerät je nach Etikettentyp und Umgebung auf eine Entfernung von bis zu mehreren Metern, sodass sich ein Raum in einem einzigen Durchgang erfassen lässt, statt ihn Stück für Stück zu prüfen.

Es ist also ein Unterschied in der Arbeit, nicht in der Technologie, und er zeigt sich nur dort, wo genug von dieser Arbeit anfällt. Je mehr Stücke und je mehr Orte, über die sie verteilt sind, desto größer ist der Anteil der Inventur, der aus Laufwegen und dem Anzielen einzelner Etiketten mit dem Lesegerät besteht. Genau diesen Teil nimmt die Pulkerfassung weg, und sonst nichts.

Wann reicht ein Barcode?

Öfter, als man denkt. Ein Barcode oder QR-Code wird praktisch kostenlos auf einem normalen Drucker gedruckt und lässt sich sogar mit einem gewöhnlichen Smartphone lesen, sodass weder Lesegeräte noch Etiketten angeschafft werden müssen. Er lohnt sich in vier Situationen:

• Es gibt wenige Stücke, und sie befinden sich an einem Ort. Bei einigen Hundert leicht zugänglichen Positionen auf einer Etage ist die Ersparnis gering; dieselbe Anzahl verteilt auf Dutzende Räume ist jedoch eine völlig andere Aufgabe.
• Die Position wird ohnehin einzeln gehandhabt. Wenn der Lagermitarbeiter jedes Stück in die Hand nimmt, ist der Scan des Codes ein Mehraufwand von etwa einer Sekunde.
• Die Anlagen stehen fest an ihrem Platz, und man weiß, wo sie sind. Die Pulkerfassung spart am meisten dort, wo für die Inventur mehrere Räume oder Standorte abgegangen werden müssen.
• Die Kennzeichnung würde mehr kosten, als sich über die gesamte Betriebsdauer einsparen lässt. Etiketten werden einmal bezahlt, die Ersparnis wiederholt sich bei jeder Inventur, entscheidend ist also die Summe über die Jahre, nicht ein einzelner Termin.

Deshalb lässt sich mit der Anlagenverwaltung auch ganz ohne RFID-Hardware beginnen. Inventarizuj bietet drei Modi: eine mobile App mit manueller Bestätigung, Barcodes und QR-Codes und erst dann ein mobiles RFID-Terminal. Die Modi lassen sich je nach Anlagentyp kombinieren, sodass Möbel einen QR-Code und Technik ein RFID-Etikett haben können. Die App funktioniert außerdem offline, was im Archiv oder im Keller mehr zählt als die gewählte Technologie.

Wo kostet RFID mehr als erwartet?

Nicht beim Lesegerät, sondern bei den Etiketten und der Arbeit damit. Jede Position braucht ihre eigene Kennung, jemand muss sie aufkleben und jemand muss sie mit der Anlagenverwaltung verknüpfen. Wenn Sie die Etiketten selbst drucken und codieren wollen, brauchen Sie dafür einen Drucker mit RAIN-RFID-Unterstützung, also ein anderes Gerät als das, auf dem gewöhnliche Etiketten gedruckt werden; der andere Weg sind vom Lieferanten vorcodierte Etiketten.

Und dann gibt es noch Metall, auf das man meist erst im laufenden Betrieb stößt. Die Kennzeichnung metallischer Anlagen ist eine eigene Aufgabe: Sie erfordert On-Metal-Etiketten und passende Druckeinstellungen, denn ein gewöhnliches RFID-Etikett auf einem Metallschrank oder einem Server im Rack verliert Lesbarkeit und Reichweite. Für Zebra-Hardware gibt es dafür eine eigene On-Metal-Lösung für die Industriereihe, aber das ist eine Entscheidung, die beim Entwurf der Kennzeichnung getroffen wird, nicht nachträglich.

Was verlangt eine Prüfung von Ihnen?

Das ist der Teil, durch den die Wahl des Etiketts keine rein technische Frage mehr ist. Gemeinden, Regionen, Schulen, Krankenhäuser und andere ausgewählte Rechnungseinheiten richten sich bei der Inventur nach der Verordnung Nr. 270/2010 Slg. (öffnet sich in einem neuen Fenster) und dem Rechnungslegungsgesetz. Die Verordnung verlangt Inventurlisten mit Unterschriftsvermerken, Inventurkommissionen mit mindestens zwei Mitgliedern, einen Inventurbericht und sogenannte Inventurkennungen, also eine Kennzeichnung, durch die eine Anlage eindeutig bestimmt wird.

Das Etikett an der Anlage kann diese Kennung direkt sein, sodass die Kennzeichnung, die eigentlich der Geschwindigkeit dient, auch diese Pflicht erfüllt. Sie muss es aber nicht sein: Die Verordnung lässt auch die Seriennummer oder eine Kennzeichnung aus einer anderen Verwaltung zu, und wo sich eine Kennzeichnung physisch nicht anbringen lässt, wird sie dem Buchungsdatensatz zugeordnet (§ 9).

Genauso wichtig wie die Dauer der Inventur ist, was danach bleibt: eine Inventurhistorie, Zeitstempel und ein Audit-Log, mit denen sich belegen lässt, wer wann mit einem Datensatz gearbeitet hat. Eine Verwaltung auf Papier kann die Anforderungen der Verordnung erfüllen, nur ist das Nachverfolgen von Historie, Änderungen und Verantwortlichkeiten darin deutlich aufwendiger.

Was kostet das, und wie schnell ist es einsatzbereit?

Bei Inventarizuj ist die Preisliste öffentlich, was bei Unternehmenssoftware nicht oft vorkommt: Die Jahreslizenz beginnt bei 990 CZK pro Monat zzgl. MwSt. für bis zu tausend Anlagen und drei Benutzer und liegt bei 2.990 CZK pro Monat für bis zu fünftausend Anlagen und zehn Benutzer. Implementierung, Integrationen und RFID-Hardware werden separat berechnet, sodass die Lizenz der kleinere Teil des Budgets ist, wenn die Kennzeichnung bei null beginnt.

Die Einführungsdauer hängt vor allem von der Menge der Anlagen und vom Zustand der heutigen Verwaltung ab. Der Hersteller nennt für typische Einführungen einige Wochen: bei Städten eine Implementierung innerhalb von drei Wochen, bei Krankenhäusern in der Regel innerhalb von vier Wochen einschließlich der Kennzeichnung der Anlagen.

Wie entscheiden Sie sich?

Ermitteln Sie drei Zahlen: wie viele Anlagen Sie verwalten, wie oft im Jahr Sie sie tatsächlich durchgehen und wie oft sie zwischen Räumen oder Standorten umziehen. Erst das Produkt dieser drei sagt, wie viele Stunden im Jahr die Pulkerfassung spart, und dem steht der einmalige Aufwand der Kennzeichnung gegenüber.

Ergibt sich, dass die Inventur kurz ist und die Anlagen an ihrem Platz bleiben, kaufen Sie eine Geschwindigkeit, die Sie nicht nutzen. Ergibt sich das Gegenteil, ist die gute Nachricht, dass man auch ohne Lesegeräte beginnen und RFID dort ergänzen kann, wo es sich lohnt. Die Verwaltung von Beständen und Verbrauchsmaterial neben den Anlagen übernimmt Inventarverwaltung und Inventur, und beide Apps stehen in der Kategorie Digitalisierung und Erfassung.