Beschädigte Sendung: Der Streit wird bei der Annahme verloren

Warum geht der Streit schon bei der Annahme verloren?

Weil der Beweis entstehen muss, bevor von einem Schaden die Rede ist. Für den internationalen Straßengüterverkehr steht das direkt im CMR-Übereinkommen (öffnet sich in einem neuen Fenster): Eine äußerlich erkennbare Beschädigung ist dem Frachtführer spätestens bei der Annahme der Sendung anzuzeigen, und ein Schaden, der bei der Annahme nicht erkennbar ist, muss innerhalb von sieben Tagen nach der Ablieferung schriftlich geltend gemacht werden, wobei Sonn- und Feiertage in diese Frist nicht eingerechnet werden.

Werden keine Vorbehalte erhoben, gilt die Vermutung, dass der Empfänger die Sendung in dem im Frachtbrief angegebenen Zustand übernommen hat. In der Praxis ist das der härteste Satz des ganzen Übereinkommens: Die Beweislast kehrt sich um, und ein Unternehmen, das die Ware erst nach zwei Wochen ausgepackt hat, beweist etwas, das rechtlich als widerlegt gilt.

Beim Inlandstransport richtet man sich nach dem Vertrag und dem tschechischen Bürgerlichen Gesetzbuch, die konkreten Fristen unterscheiden sich also. Die Logik des Beweises ist aber dieselbe, und weder ein Gericht noch eine Versicherung ändert sie: Entscheidend ist der bei der Übergabe belegte Zustand, nicht das, worauf sich zwei Leute nach einem Monat einigen.

Was ist eigentlich ein verwertbarer Beweis?

Eine Aufzeichnung, bei der klar ist, worauf sie sich bezieht und wann sie entstanden ist. Ein Foto einer beschädigten Palette auf dem Handy eines Lagermitarbeiters ist besser als nichts, belegt für sich allein aber weder, dass es im Moment der Annahme entstanden ist, noch, zu welcher Sendung es gehört. Ein verwertbarer Nachweis besteht aus fünf Teilen:

• Ein Aufnahmezeitpunkt, der nicht davon abhängt, wann jemand daran gedacht hat, ihn einzutragen.
• Der Zustand der Verpackung, so erfasst, dass er sich beurteilen lässt, nicht ein einzelnes vom Bediener ausgewähltes Detail.
• Maße und Gewicht, denn oft wird auch darüber gestritten, was eigentlich angekommen ist.
• Die Zuordnung zur Bestellung oder zum Frachtbrief, sonst gehört die Aufzeichnung zu nichts.
• Dasselbe Vorgehen bei jeder Sendung, damit die Gegenseite nicht einwenden kann, es werde nur das Verdächtige fotografiert.

Der letzte Punkt ist zugleich der Grund, warum das manuelle Fotografieren scheitert. Messen, Wiegen und Fotografieren bedeuten drei zusätzliche Handgriffe im hektischsten Moment des Tages, also fallen sie bei Andrang weg. Nachlässig behandelt werden vor allem eilige Sendungen, und genau um die wird dann gestritten.

Wie sieht es aus, wenn die Aufzeichnung von selbst entsteht?

Die Sendung durchläuft ein Scan-Gate in einem einzigen Durchgang. Dabei erstellt das System eine Fotodokumentation, misst Maße und Gewicht und ordnet die Messwerte der Bestellung zu; der Bediener bestätigt nur das Ergebnis. Genau das macht eSCAN, und der Unterschied zur manuellen Praxis liegt nicht darin, dass die Aufzeichnung besser wäre, sondern darin, dass sie bei jeder Sendung entsteht und niemand daran denken muss.

Aus Sicht der Reklamation ist das ein Wechsel vom Beweisen zum Vorlegen. Der Zustand bei der Annahme ist durch eine Aufzeichnung belegt, beurteilt wird also nach der Aufnahme und nicht danach, wer sich woran erinnert. Für Sendungen, die eine individuelle Lösung brauchen, schließt dann die Reklamationsbearbeitung an, in der die Belege zu einer Sendung an einem Ort zusammenlaufen.

Prüfen Sie eigentlich die Rechnung des Versanddienstleisters?

Das ist die zweite Hälfte des Themas, und Unternehmen kümmern sich meist nicht darum. Versanddienstleister rechnen nach Gewicht und Maßen ab, bei sperrigen Sendungen nach dem umgerechneten Volumengewicht. Wenn Sie Ihre Sendungen also nicht selbst messen, übernehmen Sie eine fremde Zahl, ohne sie überprüfen zu können. Es geht dabei nicht um den Verdacht auf Unredlichkeit: Ein Unterschied entsteht schon dadurch, dass eine Palette nachverpackt oder ein Maß vor dem Verpacken angegeben wird.

Sobald Sie für jede Sendung eigene Messwerte haben, lässt sich die Rechnung abgleichen, und vor allem lassen sich die Werte an Ihre eigene Abrechnung weitergeben. Damit wird das Gate zum Messinstrument für den Betrieb und nicht nur zur Kamera für Reklamationen.

Wann muss die Waage geeicht sein?

Sobald Sie danach jemandem etwas in Rechnung stellen. Das tschechische Metrologiegesetz (öffnet sich in einem neuen Fenster) zählt Messgeräte, die in Vertragsbeziehungen und zur Preisbestimmung verwendet werden, zu den eichpflichtigen Messgeräten, und diese dürfen zu diesem Zweck nur mit gültiger Eichung verwendet werden. Für die eigene Kontrolle und als Grundlage für eine Reklamation gilt diese Bedingung nicht, für die Rechnungsstellung an Kunden schon.

Diesen Unterschied sollte man klären, bevor man die Technik auswählt, denn er entscheidet darüber, welche Geräte in das Gate gehören. Die Antwort auf die Frage „Wollen wir danach abrechnen?“ verändert die Anforderungen stärker als jeder Kameraparameter.

Womit anfangen?

Indem Sie ermitteln, wie viel Sie Streitigkeiten um Sendungen jährlich kosten und wie viele davon daran gescheitert sind, dass es nichts vorzulegen gab. Diese Zahl ist im Unternehmen oft die einzige, die niemand verfolgt, obwohl die Buchhaltung sie kennt. Erst anhand dieser Zahl lässt sich beurteilen, ob sich die automatische Aufzeichnung beim Wareneingang lohnt oder ob konsequentes Fotografieren genügt. Den Wareneingang als Ganzes behandelt dann der Bereich Digitalisierung und Erfassung, in dem eSCAN neben den Lagersystemen steht; wie man zwischen ihnen wählt, erläutert der Artikel über fertige und eigene Lagersysteme.