Kdy se RFID vyplatí víc než čárový kód a kdy ne

Co RFID doopravdy mění?

Jedinou věc, a všechno ostatní z ní plyne: čte hromadně a bez přímé viditelnosti. Čárový kód potřebuje, aby na něj někdo mířil, a načte se po jednom. RFID štítek odpoví čtečce na vzdálenost až několika metrů podle typu štítku a prostředí, takže se místnost dá projít jedním průchodem místo kontroly kus po kuse.

Je to tedy rozdíl v práci, ne v technologii, a projeví se jen tam, kde je té práce dost. Čím víc kusů a čím víc míst, po kterých jsou rozeseté, tím větší část inventury tvoří chůze a míření čtečkou na jednotlivé štítky. Přesně tuhle část hromadné čtení ubírá, a nic jiného.

Kdy čárový kód stačí?

Častěji, než se čeká. Čárový nebo QR kód se tiskne prakticky zadarmo na běžné tiskárně a přečte ho i obyčejný telefon, takže odpadá nákup čteček i pořizování štítků. Vyplatí se ve čtyřech situacích:

• Kusů je málo a jsou pohromadě. U několika set snadno dostupných položek na jednom patře je úspora malá; stejný počet rozesetý po desítkách místností je ale úplně jiná úloha.
• S položkou se stejně manipuluje jednotlivě. Když skladník každý kus bere do ruky, sken kódu je práce navíc v řádu vteřiny.
• Majetek stojí na místě a ví se, kde je. Hromadné čtení ušetří nejvíc tam, kde se kvůli inventuře musí projít víc místností nebo lokalit.
• Označení by stálo víc, než kolik se za celou dobu provozu ušetří. Štítky se platí jednou a úspora se opakuje při každé inventuře, takže rozhoduje součet za roky, ne jeden termín.

Proto se dá s evidencí začít bez RFID hardwaru vůbec. Inventarizuj umí tři režimy: mobilní aplikaci s ručním potvrzováním, čárové a QR kódy a teprve pak mobilní RFID terminál. Režimy se dají kombinovat podle typu majetku, takže nábytek může mít QR kód a technika RFID štítek. Aplikace k tomu funguje offline, což v archivu nebo ve sklepě rozhoduje víc než zvolená technologie.

Kde RFID stojí víc, než se čeká?

Ne u čtečky, ale u štítků a u práce s nimi. Každá položka musí dostat svůj identifikátor, někdo ho musí nalepit a někdo ho musí spárovat s evidencí. Pokud si štítky chcete tisknout a kódovat sami, potřebujete k tomu tiskárnu s podporou RAIN RFID, tedy jiné zařízení než to, na kterém se tisknou obyčejné etikety; druhou cestou jsou štítky předkódované od dodavatele.

A pak je tu kov, na který se přijde obvykle až v provozu. Značení kovového majetku je samostatná úloha: potřebuje on-metal štítky a odpovídající nastavení tisku, protože běžný RFID štítek nalepený na kovovou skříň nebo na server v rozvaděči ztrácí čitelnost i dosah. U hardwaru Zebra na to existuje vlastní on-metal řešení pro průmyslovou řadu, ale je to rozhodnutí, které se dělá při návrhu značení, ne dodatečně.

Co po vás bude chtít kontrola?

Tohle je část, kvůli které volba štítku přestává být technickou otázkou. Obce, kraje, školy, nemocnice a další vybrané účetní jednotky se při inventarizaci řídí vyhláškou č. 270/2010 Sb. (otevře se v novém okně) a zákonem o účetnictví. Vyhláška žádá inventurní soupisy s podpisovými záznamy, inventarizační komise nejméně dvoučlenné, inventarizační zprávu a takzvané inventarizační identifikátory, tedy označení, kterým se majetek jednoznačně určí.

Štítek na majetku přitom může tím identifikátorem rovnou být, takže označení kvůli rychlosti řeší i tuhle povinnost. Nemusí jím ale být: vyhláška připouští i výrobní číslo nebo označení z jiné evidence a tam, kde označení nejde fyzicky připojit, se připojuje k účetnímu záznamu (§ 9).

Stejně důležité jako doba inventury je to, co po ní zůstane: historie inventur, časová razítka a auditní log, ze kterých jde doložit, kdo se záznamem kdy pracoval. Papírová evidence požadavky vyhlášky splnit umí, jen je v ní dohledávání historie, změn a odpovědnosti výrazně pracnější.

Kolik to stojí a za jak dlouho se to rozjede?

U Inventarizuj je ceník veřejný, což se u podnikového softwaru nevidí často: roční licence začíná na 990 Kč měsíčně bez DPH do tisíce kusů majetku a tří uživatelů a na 2 990 Kč měsíčně do pěti tisíc kusů a deseti uživatelů. Implementace, integrace a RFID hardware se počítají zvlášť, takže licence je ta menší část rozpočtu, pokud se má označovat od nuly.

Doba nasazení závisí hlavně na množství majetku a na stavu dnešní evidence. Výrobce u typických nasazení uvádí řádově týdny: u měst implementaci do tří týdnů, u nemocnic zpravidla do čtyř týdnů včetně označení majetku.

Jak se rozhodnout?

Spočítejte tři čísla: kolik kusů majetku evidujete, kolikrát ročně je opravdu procházíte a jak často se stěhují mezi místnostmi nebo lokalitami. Teprve součin těch tří říká, kolik hodin ročně hromadné čtení ušetří, a proti tomu se staví jednorázová práce s označením.

Vyjde-li vám, že inventura je krátká a majetek stojí na místě, kupujete rychlost, kterou nevyužijete. Vyjde-li opak, je dobrá zpráva, že se začít dá i bez čteček a RFID doplnit tam, kde se vyplatí. Evidenci zásob a spotřebního materiálu vedle majetku řeší Evidence a inventura a obě aplikace stojí v kategorii Digitalizace a evidence.