Zpracování osobních údajů
Účinné od
Správcem osobních údajů je společnost E LINKX a.s., IČO 25847180, DIČ CZ25847180, se sídlem Novoveská 1262/95, Ostrava-Mariánské Hory, 709 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl B, vložka 2241. Zpracováváme osobní údaje návštěvníků tohoto webu, zájemců o naše produkty, zákazníků a uchazečů o práci, a to podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a podle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Kontaktním místem pro otázky k ochraně osobních údajů a pro uplatnění vašich práv je e-mail gdpr@elinkx.cz. Psát můžete i na adresu sídla nebo přes kontaktní stránku.
1. Účely, rozsah a právní základy zpracování
Osobní údaje zpracováváme jen v rozsahu, který je pro konkrétní účel nezbytný, a vždy na právním základě podle čl. 6 GDPR. Tabulka pokrývá zpracování, se kterými se můžete setkat jako návštěvník webu, zájemce o naše produkty, zákazník nebo uchazeč o práci.
| Účel | Zpracovávané údaje | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Vyřízení poptávky nebo dotazu odeslaného formulářem | Jméno, e-mail, telefon, firma, text zprávy, vybrané produkty a adresa stránky, ze které jste formulář odeslali | Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tedy opatření přijatá před uzavřením smlouvy na vaši žádost. Tam, kde se o smlouvě nejedná, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy náš oprávněný zájem odpovědět tomu, kdo se nás na něco zeptal. | Po dobu vyřízení a navazující komunikace, potom po dobu odpovídajících promlčecích lhůt. Pokud z poptávky vznikne smlouva, přecházejí údaje do režimu plnění smlouvy. |
| Plnění smlouvy a poskytování podpory | Identifikační, kontaktní a fakturační údaje, údaje o objednaných produktech a službách, obsah požadavků na podporu | Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tedy plnění smlouvy, jejíž stranou jste vy nebo vaše firma | Po dobu trvání smlouvy a potom po dobu zákonné archivace |
| Plnění zákonných povinností (účetnictví, daně, archivace) | Údaje, které příslušný předpis nařizuje zaznamenat, zejména fakturační | Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty a zákon o archivnictví | Podle příslušného zákona, zpravidla 5 až 10 let |
| Výběrové řízení na pracovní pozici, stáž nebo praxi | Jméno, e-mail, telefon, pozice, o kterou se hlásíte, text přihlášky a odkaz na váš životopis nebo profil, který nám sami pošlete. Životopis může obsahovat další údaje, které do něj uvedete, například fotografii; pracujeme jen s tím, co je pro posouzení přihlášky potřeba. | Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tedy opatření před uzavřením pracovní nebo obdobné smlouvy na vaši žádost | Po dobu výběrového řízení a 6 měsíců po jeho skončení. Déle jen na základě vašeho souhlasu, o který si výslovně řekneme. |
| Obchodní sdělení zákazníkům o našich podobných produktech a službách | Jméno, e-mail, případně telefon a adresa | § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. a čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy náš oprávněný zájem nabídnout vlastnímu zákazníkovi to, co k pořízenému řešení patří. Odmítnout to můžete při každé jednotlivé zprávě i předem. | Do odhlášení |
| Marketingová sdělení na základě souhlasu | Jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefon | Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, tedy váš souhlas. Ten je dobrovolný, nepodmiňuje nic dalšího a můžete ho kdykoli odvolat. | Do odvolání souhlasu |
| Provoz, dostupnost a bezpečnost webu | IP adresa, adresa stránky, typ prohlížeče a čas požadavku v provozních záznamech hostingu, a technické údaje pro omezení počtu dotazů na chatbota | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy náš oprávněný zájem na tom, aby web fungoval a nebyl zneužit automatizovanými požadavky | Krátkodobě, podle retenční politiky poskytovatele hostingu. Údaje pro omezení počtu dotazů drží server jen v paměti po dobu jedné minuty. |
| Odpovědi chatbota na webu | Text vaší zprávy a dosavadní průběh konverzace, adresa stránky, na které máte chat otevřený | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy náš oprávněný zájem odpovědět na dotaz položený v chatu | Zpracování probíhá po dobu vygenerování odpovědi |
| Záznam dvojice dotaz a odpověď pro zlepšování chatbota | Text dotazu, text odpovědi, adresa stránky a technické údaje o konverzaci. IP adresa se neukládá. | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy náš oprávněný zájem zjistit, na co se lidé ptají a kde chatbot odpovídá špatně | 6 měsíců od zápisu, potom se záznam maže |
| Fotka v e-mailovém podpisu z generátoru podpisů na našem webu | Výřez fotografie, kterou do generátoru sami vložíte, v rozlišení 124 × 124 px. Původní soubor se z vašeho zařízení neodesílá. Jméno, funkce, e-mail a telefon vyplněné v generátoru se nikam neodesílají ani neukládají. | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy náš oprávněný zájem na tom, aby se fotka v podpisu, který jste si vytvořili, zobrazila příjemcům vašich e-mailů | Po dobu, kdy podpis s fotkou používáte. O smazání nás můžete kdykoli požádat. |
| Měření návštěvnosti a fungování webu | Online identifikátory uložené v cookies, informace o zařízení a prohlížeči, navštívené stránky, zdroj návštěvy a průběh návštěvy na stránce | Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, tedy váš souhlas udělený v cookie liště | Po dobu platnosti cookies uvedenou v zásadách používání cookies, nejdéle do odvolání souhlasu |
| Reklama na jiných webech a měření jejího výsledku | Online identifikátory uložené v cookies, navštívené stránky a informace o tom, jestli jste po zobrazení reklamy odeslali poptávku nebo formulář | Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, tedy váš souhlas udělený v cookie liště | Po dobu platnosti cookies uvedenou v zásadách používání cookies, nejdéle do odvolání souhlasu |
| Ochrana právních nároků | Rozsah podle konkrétního případu | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy náš oprávněný zájem bránit se v případném sporu | Po dobu trvání nároku a souvisejících promlčecích lhůt |
Tam, kde je právním základem oprávněný zájem, jsme posoudili, jestli nad ním nepřevažují vaše práva a svobody. Proti takovému zpracování máte právo vznést námitku, viz kapitola „Vaše práva“.
2. Obchodní sdělení
Jste-li náš zákazník, můžeme vám na kontakt, který jsme od vás dostali při obchodu, posílat nabídky podobných produktů a služeb. Dovoluje to § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. a odmítnout to můžete kdykoli, jednak odkazem v každé takové zprávě, jednak předem na gdpr@elinkx.cz. Odmítnutí nemá vliv na naši spolupráci ani na podporu k tomu, co u nás máte.
Cokoli nad tento rámec, tedy marketing těm, kdo u nás nenakoupili, posíláme jen na základě souhlasu. Souhlas je dobrovolný, nepodmiňuje uzavření smlouvy ani odpověď na dotaz a odvoláte ho jednou zprávou na gdpr@elinkx.cz; odvolání nemá vliv na zákonnost toho, co jsme zpracovali předtím. Tenhle web souhlas s marketingem nesbírá a nemá ani newsletter, ani uživatelské účty: žádný z jeho formulářů takové zaškrtávátko nenabízí.
3. Co nezpracováváme a odkud údaje máme
Nevyžadujeme zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR, tedy takzvané citlivé údaje, a k žádnému z uvedených účelů je nepotřebujeme; do zprávy ani do životopisu je proto neuvádějte. Nepořizujeme biometrické údaje. Analytické a reklamní nástroje web spouští jen s vaším souhlasem, podrobnosti jsou v dokumentu zásady používání cookies.
Údaje získáváme přímo od vás, tedy z formulářů, z chatu, z e-mailové a telefonické komunikace a ze smluvních dokumentů. Nekupujeme databáze kontaktů a nezískáváme údaje od třetích stran. U zákazníků, kteří jsou právnickými osobami, zpracováváme kontaktní údaje jejich zaměstnanců, které nám sdělí, a to pro účely plnění smlouvy.
4. Dobrovolnost poskytnutí údajů
Vyplnění formuláře je dobrovolné. Bez kontaktního údaje vám ale nemůžeme odpovědět, a bez údajů potřebných k uzavření a plnění smlouvy nemůžeme smlouvu uzavřít ani plnit.
Odesláním formuláře neudělujete souhlas se zpracováním. Berete na vědomí, že údaje zpracujeme za uvedeným účelem na uvedeném právním základě. Rozdíl není formální: souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR musí být dobrovolný a odvolatelný, zatímco údaje potřebné k vyřízení vaší vlastní poptávky zpracováváme na základě písm. b) nebo f). Souhlas si od vás vyžádáme vždy výslovně a samostatně, když ho některé zpracování skutečně potřebuje.
5. Komu údaje předáváme
Osobní údaje nepředáváme nikomu, kdo je nepotřebuje k tomu, aby pro nás odvedl konkrétní práci. Zpracovatelé jednají podle našich pokynů a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Pro provoz webu jsou to tyto společnosti:
| Zpracovatel | Co pro nás dělá | Kdy se zapojí | Sídlo |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. | Provoz webu, doručování stránek a provozní záznamy serveru. Uložení výřezu fotky z generátoru e-mailových podpisů. | Při každé návštěvě. Fotku uloží, když ji do podpisu v generátoru vložíte. | USA |
| Formspark (Maple Cypress LLP) | Doručení odeslaného formuláře do naší pošty | Když odešlete formulář | Spojené království |
| Anthropic PBC | Vygenerování odpovědi chatbota z textu vaší zprávy | Když napíšete do chatu | USA |
| Sanity AS | Uložení dvojice dotaz a odpověď pro vyhodnocení kvality odpovědí, bez IP adresy | Když napíšete do chatu | Norsko |
| Google Ireland Limited | Správa měřicích kódů (Google Tag Manager) a měření návštěvnosti (Google Analytics) | Jen s vaším souhlasem s analytickými nebo marketingovými cookies | Irsko |
| Microsoft Corporation | Měření toho, jak se na stránkách pracuje (Microsoft Clarity) | Jen s vaším souhlasem s analytickými cookies | USA |
S vaším souhlasem s marketingovými cookies se údaje o návštěvě dostanou také ke společnostem Google Ireland Limited (Google Ads), Meta Platforms Ireland Limited (Facebook a Instagram), LinkedIn Ireland Unlimited Company a Seznam.cz, a.s. Tyto společnosti nejsou jen našimi zpracovateli: údaje používají i pro provoz svých reklamních systémů a řídí se přitom vlastními zásadami ochrany osobních údajů.
Tam, kde na dodávce spolupracujeme s někým dalším, dostane potřebné údaje i on. Typicky jde o dopravce, který vám veze hardware, o výrobce, u kterého se uplatňuje záruka nebo servis, a o firmy z naší skupiny, pokud je součástí řešení jejich produkt. Předáváme jen to, co je k danému plnění nutné.
Mimo to mohou být údaje zpřístupněny našim účetním, daňovým a právním poradcům, auditorům a poskytovatelům IT služeb, a to vždy jen v rozsahu, který jejich práce vyžaduje. Orgánům veřejné moci předáváme údaje jen tehdy, když nám to ukládá zákon nebo když je to nutné k ochraně našich právních nároků. Údaje neprodáváme. Reklamním systémům jiných společností se dostanou jen s vaším souhlasem a jen v rozsahu popsaném v této kapitole.
6. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor
Vercel Inc., Anthropic PBC a Microsoft Corporation sídlí ve Spojených státech amerických a do USA mohou údaje předávat i Google, Meta a LinkedIn, jejichž mateřské společnosti tam sídlí. Pro předávání do USA se uplatňuje EU-U.S. Data Privacy Framework (otevře se v novém okně), který Evropská komise uznala prováděcím rozhodnutím (EU) 2023/1795 ze dne 10. července 2023 za zajišťující odpovídající úroveň ochrany, a tam, kde se rámec neuplatní, standardní smluvní doložky Evropské komise podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.
Formspark je provozován ve Spojeném království, kterému Evropská komise přiznala odpovídající úroveň ochrany prováděcím rozhodnutím (EU) 2021/1772 ze dne 28. června 2021. Sanity AS sídlí v Norsku, které je členem Evropského hospodářského prostoru, takže o předání do třetí země nejde.
7. Cookies a úložiště v prohlížeči
Bez vašeho souhlasu si web v prohlížeči ukládá jen to, co potřebuje ke svému fungování: vaši odpověď v cookie liště a volbu světlého nebo tmavého vzhledu. Analytické a marketingové cookies nastavuje jen tehdy, když je v cookie liště povolíte. Souhlas můžete kdykoli změnit tlačítkem Nastavení cookies v dokumentu zásady používání cookies, kde je i celý popis.
8. Zabezpečení údajů
Přijali jsme technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR. Komunikace s webem je šifrovaná (HTTPS), přístup k údajům mají jen zaměstnanci, kteří je ke své práci potřebují, a každý z nich je vázán povinností mlčenlivosti. Se zpracovateli máme uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů. Pokud by přesto došlo k porušení zabezpečení s rizikem pro vaše práva, ohlásíme je Úřadu pro ochranu osobních údajů a v případě vysokého rizika informujeme i vás.
9. Vaše práva
Podle čl. 15 až 22 GDPR máte tato práva:
- právo na přístup k osobním údajům a na kopii zpracovávaných údajů (čl. 15),
- právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů (čl. 16),
- právo na výmaz, tedy právo být zapomenut, je-li dán některý z důvodů podle čl. 17,
- právo na omezení zpracování (čl. 18),
- právo na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli (čl. 20),
- právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a proti zpracování pro účely přímého marketingu (čl. 21),
- právo kdykoli odvolat souhlas tam, kde je zpracování na souhlasu založeno (čl. 7 odst. 3). Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před odvoláním,
- právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování (čl. 22). Takové rozhodování neprovádíme.
Žádost pošlete na gdpr@elinkx.cz nebo přes kontaktní stránku. Abychom vyhověli správné osobě, můžeme si vyžádat doplňující informace k ověření vaší totožnosti. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od přijetí žádosti; v odůvodněných případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce a vždy vám to s vysvětlením oznámíme (čl. 12 odst. 3 GDPR). U zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí, zejména opakovaných, můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout (čl. 12 odst. 5 GDPR).
Pokud máte za to, že zpracováním vašich údajů porušujeme GDPR, můžete se obrátit na nás nebo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz (otevře se v novém okně).
10. Automatizované rozhodování a profilování
Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo. Chatbot na webu generuje odpovědi na položené dotazy, nerozhoduje ale o ničem a nevytváří si o vás profil: každá konverzace začíná bez znalosti té předchozí. Pokud povolíte marketingové cookies, mohou vás reklamní systémy zařadit do skupiny návštěvníků našeho webu a ukázat vám naši reklamu. O ničem dalším se na základě toho nerozhoduje.
11. Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Posoudili jsme povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů podle čl. 37 GDPR a dospěli k závěru, že nám nevzniká. Kontaktním místem pro všechny otázky kolem ochrany osobních údajů je gdpr@elinkx.cz.
12. Změny těchto zásad
Zásady upravíme, když se změní právní úprava, když nasadíme novou technologii nebo když se změní některý ze zpracovatelů. Aktuální znění je vždy na této stránce a datum účinnosti stojí hned pod nadpisem. Pokud některá změna bude vyžadovat váš souhlas, vyžádáme si ho, než ji nasadíme.