Kiedy oprogramowanie na zamówienie wyjdzie taniej niż gotowy produkt

Dlaczego nie da się tego porównać według ceny licencji?

Bo po jednej stronie stoi cena oprogramowania, a po drugiej cena oprogramowania plus koszt tego, że firma się dostosuje. Ta druga pozycja nie widnieje w żadnej ofercie, choć firma ją płaci: szkoleniami, podwójnym wprowadzaniem danych, arkuszem obok systemu i czasem ludzi, którzy wymyślają, jak obejść coś, co im nie pasuje.

Decyduje więc suma. Gotowy produkt wygrywa tam, gdzie proces da się dostosować i gdzie jego nagięcie nic nie kosztuje. Oprogramowanie na zamówienie wygrywa tam, gdzie dostosowanie procesu kosztowałoby więcej niż samo oprogramowanie, a tak bywa właśnie w tym, czym firma wyróżnia się na rynku.

Za co właściwie płaci się przy oprogramowaniu na zamówienie?

Za tę mniejszą część. Logowanie, uprawnienia, ewidencja, wydruki i interfejsy do integracji są w rdzeniu gotowe, więc nie programuje się ich od nowa; tworzy się logikę biznesową, której nie ma żaden gotowy produkt. W typowym projekcie wychodzi to mniej więcej na osiemdziesiąt procent gotowych elementów i dwadzieścia procent tworzenia na zamówienie, a jaka będzie ta proporcja u Państwa, pokaże dopiero specyfikacja.

To zarazem odpowiedź na pytanie, dlaczego oprogramowanie na zamówienie może być tańsze niż zakup gotowego produktu, co brzmi jak sprzeczność. Nie porównuje się bowiem tworzenia od zera z pudełkiem, tylko pudełko z rozbudową na fundamencie, który już stoi i jest opłacony. Platforma Element, na której działa ten rdzeń, istnieje od 2020 roku i opiera się na niej większość naszych aplikacji.

Kiedy wygra gotowy produkt?

Zawsze wtedy, gdy Państwa proces jest w gruncie rzeczy standardowy. Za gotowym produktem stoi doświadczenie firm, które już go używają, a jego sposób pracy bywa lepszy niż ten, do którego firma jest przyzwyczajona; utrzymywanie wtedy własnego wariantu tylko dlatego, że jest własny, się nie opłaca. Decydują cztery cechy:

• Państwa zasady da się opisać tak, że zrozumie je także ktoś z zewnątrz, i nie mają dziesiątek wyjątków.
• Produktu używają już firmy o podobnej działalności i nie muszą z tego powodu zmieniać branży.
• Decyduje czas: system ma działać w ciągu tygodni, nie miesięcy.
• Nikt w firmie nie potrafi powiedzieć, czym dokładnie Państwa praca różni się od konkurencji.

Ostatni punkt bywa najbardziej przydatny i zarazem najmniej przyjemny. Gdy na pytanie „czego u nas nie potrafi standard” odpowiada się ogólnikowo („chcemy mieć to po swojemu”), zwykle oznacza to, że rozwiązanie na zamówienie nie jest potrzebne, po prostu nikt nie chce zmieniać przyzwyczajeń.

Po czym poznać, że standard Państwu nie pasuje?

Po tym, co istnieje w firmie obok systemu. Arkusz, do którego przepisuje się dane z systemu, bo brakuje w nim jednej kolumny. Wspólny dokument, w którym trzyma się to, co nie zmieściło się w formularzu. Ludzie, którzy wprowadzają to samo dwa razy, żeby zgadzało się po obu stronach.

Te obejścia są mierzalne i mają swoją cenę w godzinach. Gdy policzą je Państwo za cały rok, otrzymają Państwo liczbę, z którą można porównać ofertę na tworzenie oprogramowania. Bez niej decyduje się na wyczucie, a wyczucie zwykle przemawia za wariantem tańszym w pierwszym roku.

Co w rozwiązaniu na zamówienie jest droższe, niż się wydaje?

Życie po uruchomieniu. Aplikacja na zamówienie nie ma producenta, który rozwija ją za Państwa, więc każda zmiana przepisów, integracja czy nowa funkcja to osobne zlecenie. Da się to uwzględnić, ale musi to trafić do budżetu z góry, inaczej wyczerpie go samo dostarczenie i na rozwój nic nie zostanie.

Druga pozycja to zależność od dostawcy i uczciwie jest zapytać o nią jeszcze przed podpisaniem umowy. Gdzie będą dane: u Państwa czy w modelu SaaS. Kto aplikację utrzymuje i rozwija. Co się stanie, gdy współpraca się skończy: co Państwo otrzymają, kto potrafi przejąć utrzymanie i czy rdzeń zbudowano na typowych komponentach, które da się zastąpić, czy na czymś, co obsługuje tylko jedna firma na świecie.

Kiedy zapada decyzja o cenie?

Zanim zacznie się programowanie, i to jest ta część, której warto pilnować w ofercie. Najpierw warsztat poświęcony temu, jak dziś Państwo pracują i gdzie oprogramowanie Państwu przeszkadza; z niego wynika, co aplikacja ma potrafić, a czego nie. Potem spisane wymagania z ramową ofertą, dzięki czemu o zakresie i cenie decydują Państwo przed pierwszą linijką kodu.

Dopiero potem zaczyna się programowanie, i to etapami: każdą gotową część sprawdzają Państwo w trybie testowym na własnych danych. Nie chodzi o to, że wygląda to nowocześnie, tylko o to, kiedy wyjdzie na jaw różnica między tym, co Państwo mieli na myśli, a tym, co zapisano w specyfikacji. Przy odbiorze etapami okazuje się to w tym samym tygodniu, przy dziele oddanym na końcu dopiero wtedy, gdy nie da się już nic zrobić.

Jak powstaje taka aplikacja i co w rdzeniu jest gotowe, opisujemy na stronach o tworzeniu aplikacji na zamówienie i platformie Element; obie znajdują się w kategorii Oprogramowanie na zamówienie. To samo rozstrzygnięcie w mniejszej skali, czyli gotowe rozwiązanie kontra zaprojektowane, omawia również artykuł o systemach magazynowych.