Kiedy RFID opłaca się bardziej niż kod kreskowy, a kiedy nie

Co RFID naprawdę zmienia?

Jedną rzecz, a wszystko inne z niej wynika: odczytuje zbiorczo i bez bezpośredniej widoczności. Kod kreskowy wymaga, by ktoś w niego wycelował, i odczytuje się go pojedynczo. Etykieta RFID odpowiada czytnikowi z odległości nawet kilku metrów, zależnie od typu etykiety i otoczenia, więc pomieszczenie można sprawdzić jednym przejściem zamiast sztuka po sztuce.

To więc różnica w pracy, a nie w technologii, i ujawnia się tylko tam, gdzie tej pracy jest dużo. Im więcej sztuk i im więcej miejsc, w których są rozproszone, tym większą część inwentaryzacji stanowi chodzenie i celowanie czytnikiem w poszczególne etykiety. Właśnie tę część odczyt zbiorczy skraca, i nic innego.

Kiedy wystarczy kod kreskowy?

Częściej, niż się wydaje. Kod kreskowy lub QR drukuje się praktycznie za darmo na zwykłej drukarce i odczyta go nawet zwykły telefon, więc odpada zakup czytników i etykiet. Opłaca się w czterech sytuacjach:

• Sztuk jest mało i są w jednym miejscu. Przy kilkuset łatwo dostępnych pozycjach na jednym piętrze oszczędność jest niewielka; ta sama liczba rozproszona po dziesiątkach pomieszczeń to jednak zupełnie inne zadanie.
• Z pozycją i tak pracuje się pojedynczo. Gdy magazynier bierze każdą sztukę do ręki, zeskanowanie kodu to dodatkowa praca rzędu sekundy.
• Majątek stoi w miejscu i wiadomo, gdzie jest. Odczyt zbiorczy oszczędza najwięcej tam, gdzie na potrzeby inwentaryzacji trzeba obejść wiele pomieszczeń lub lokalizacji.
• Oznakowanie kosztowałoby więcej, niż zaoszczędzi się przez cały okres użytkowania. Za etykiety płaci się raz, a oszczędność powtarza się przy każdej inwentaryzacji, więc decyduje suma z kilku lat, a nie jeden termin.

Dlatego ewidencję można zacząć w ogóle bez sprzętu RFID. Inventarizuj oferuje trzy tryby: aplikację mobilną z ręcznym potwierdzaniem, kody kreskowe i QR, a dopiero potem mobilny terminal RFID. Tryby można łączyć w zależności od rodzaju majątku, więc meble mogą mieć kod QR, a sprzęt etykietę RFID. Aplikacja działa przy tym offline, co w archiwum lub w piwnicy ma większe znaczenie niż wybrana technologia.

Gdzie RFID kosztuje więcej, niż się wydaje?

Nie przy czytniku, lecz przy etykietach i pracy z nimi. Każda pozycja musi otrzymać swój identyfikator, ktoś musi go nakleić i ktoś musi powiązać go z ewidencją. Jeśli chcą Państwo drukować i kodować etykiety samodzielnie, potrzebna jest drukarka z obsługą RAIN RFID, czyli inne urządzenie niż to, na którym drukuje się zwykłe etykiety; drugą drogą są etykiety zakodowane wcześniej przez dostawcę.

Jest też metal, o którym zwykle przypomina się dopiero podczas eksploatacji. Znakowanie metalowego majątku to osobne zadanie: wymaga etykiet on-metal i odpowiednich ustawień druku, ponieważ zwykła etykieta RFID naklejona na metalową szafę lub na serwer w szafie rack traci czytelność i zasięg. W przypadku sprzętu Zebra istnieje do tego własne rozwiązanie on-metal dla serii przemysłowej, ale to decyzja, którą podejmuje się przy projektowaniu znakowania, a nie później.

Czego będzie od Państwa wymagać kontrola?

To ta część, przez którą wybór etykiety przestaje być kwestią techniczną. Gminy, regiony, szkoły, szpitale i inne wybrane jednostki rachunkowe w Czechach kierują się przy inwentaryzacji rozporządzeniem nr 270/2010 Sb. (otwiera się w nowym oknie) i czeską ustawą o rachunkowości. Rozporządzenie wymaga spisów z natury z podpisami, co najmniej dwuosobowych komisji inwentaryzacyjnych, sprawozdania z inwentaryzacji oraz tzw. identyfikatorów inwentaryzacyjnych, czyli oznaczenia, które jednoznacznie określa dany składnik majątku.

Etykieta na majątku może przy tym od razu być takim identyfikatorem, więc oznakowanie wprowadzone dla szybkości rozwiązuje również ten obowiązek. Nie musi nim jednak być: rozporządzenie dopuszcza także numer seryjny lub oznaczenie z innej ewidencji, a tam, gdzie oznaczenia nie da się fizycznie przymocować, dołącza się je do zapisu księgowego (§ 9).

Równie ważne jak czas inwentaryzacji jest to, co po niej zostaje: historia inwentaryzacji, znaczniki czasu i dziennik audytowy, na podstawie których można wykazać, kto i kiedy pracował z danym zapisem. Ewidencja papierowa potrafi spełnić wymagania rozporządzenia, tyle że odszukiwanie w niej historii, zmian i odpowiedzialności jest znacznie bardziej pracochłonne.

Ile to kosztuje i jak szybko można zacząć?

W przypadku Inventarizuj cennik jest publiczny, co w oprogramowaniu dla firm nie zdarza się często: roczna licencja zaczyna się od 990 CZK miesięcznie netto do tysiąca składników majątku i trzech użytkowników oraz od 2 990 CZK miesięcznie do pięciu tysięcy składników i dziesięciu użytkowników. Wdrożenie, integracje i sprzęt RFID rozlicza się osobno, więc licencja jest mniejszą częścią budżetu, jeśli oznakowanie zaczyna się od zera.

Czas wdrożenia zależy głównie od ilości majątku i od stanu obecnej ewidencji. Producent przy typowych wdrożeniach podaje rząd tygodni: w miastach wdrożenie do trzech tygodni, w szpitalach zwykle do czterech tygodni łącznie z oznakowaniem majątku.

Jak podjąć decyzję?

Proszę policzyć trzy liczby: ile składników majątku Państwo ewidencjonują, ile razy w roku faktycznie je sprawdzają i jak często są przenoszone między pomieszczeniami lub lokalizacjami. Dopiero iloczyn tych trzech mówi, ile godzin rocznie zaoszczędzi odczyt zbiorczy, a zestawia się go z jednorazową pracą przy oznakowaniu.

Jeśli wyjdzie, że inwentaryzacja jest krótka, a majątek stoi w miejscu, kupują Państwo szybkość, której nie wykorzystają. Jeśli wyjdzie odwrotnie, dobra wiadomość jest taka, że można zacząć nawet bez czytników i dodać RFID tam, gdzie się opłaca. Ewidencję zapasów i materiałów eksploatacyjnych obok majątku obsługuje Ewidencja i inwentaryzacja, a obie aplikacje znajdują się w kategorii Cyfryzacja i ewidencja.